Introducción
La Firma Electrónica permite obtener seguridad y veracidad cuando realizamos intercambios de información a través de Internet, sobre todo en los casos donde necesitemos tener plena garantía de la identidad de los interlocutores y de que la información transmitida no haya sido alterada por terceros antes de llegar a su destino.
La Firma Electrónica proporciona plenas garantías legales y cuenta con una validez probatoria equivalente a la firma manuscrita tradicional. Su ámbito de regulación principal es la Ley 59/2003 de Firma Electrónica.
Una de las posibilidades más ventajosas que permite la Firma Electrónica es la posibilidad de emitir, recibir y conservar facturas en formato electrónico, que es lo que se denomina Factura Electrónica (aunque también se puede utilizar para firmar cualquier otro tipo de documento). Desde el año 2003, la legislación española permite generar, enviar y recibir facturas en formato electrónico utilizando Documentos Firmados Electrónicamente, asimismo la Orden Ministerial HAC/962/2007 también regula, entre otros aspectos, la posibilidad de llevar a cabo procesos de digitalización certificada de las facturas conservadas hasta ahora en soporte papel.
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Otra posibilidad de implantación de la Firma Electrónica es la denominada como Firma Digitalizada Biométrica, que resulta el complemento ideal a los actuales sistemas de gestión de cualquier organización que trata de eliminar el papel de la gestión del día a día y mejora así la eficiencia de sus procesos internos. Para lograr este objetivo, se utiliza una tableta para la captura de la firma, que puede estar fija en un puesto de trabajo, o bien ser portátil. Las firmas capturadas pueden considerarse como únicas para la persona firmante. La tableta se integra en procesos de negocio donde la copia en papel aún se utiliza y debe ser firmada personalmente. A partir de ahora no se necesita recoger las firmas en papel para cualquier proceso de negocio: instancias, contratos, consentimientos LOPD, visitas, actas, partes de trabajo, recibís, etc.
Para el ofrecimiento de estos servicios estamos colaborando con la firma Edatalia, una de los referentes nacionales en implantación de la firma electrónica, con proyectos implantados en organismos como la Agencia Tributaria (AEAT), SERGAS o ayuntamientos como el de San Sebastián, además de contar con años de experiencia en el mundo de la empresa privada.
Servicios
- Consultoría de Análisis
Nuestros técnicos realizarán un diagnóstico para determinar qué procesos de la empresa son más susceptibles de aprovechar los beneficios (mejora de la productividad, reducción de costes…) de la implantación de la Firma Electrónica. Una vez concluido este estudio, se elaborará una propuesta de implantación personalizada, donde se concretarán aspectos como los objetivos del cliente a conseguir, la definición funcional de los procesos a automatizar y la solución propuesta. - Implantación de la Firma Electrónica
Una vez ha concluido la fase de análisis, nos encargaremos de la implantación completa del sistema de Firma Electrónica seleccionado, para que, de manera no intrusiva, el cliente pueda obtener los beneficios del sistema desde el primer día, necesitando para ello una cantidad mínima de formación. Nuestras soluciones de firma no imponen exigencias al cliente para poder funcionar, sino que se adaptan a los sistemas de producción y gestión de los que ya disponga el cliente, a través de diversas opciones de configuración. El resultado tras la implantación será una mejora en la eficiencia de los procesos llevados a cabo en el cliente, además de un ahorro de costes en el procesado, gestión y almacenaje de los documentos en papel. - Asesoramiento y Consultoría
Nos encargamos de aspectos como la elaboración del texto informativo para los destinatarios de la Factura Electrónica, el asesoramiento a la hora de renovar el certificado digital utilizado para la firma electrónica, etc.
Beneficios Obtenidos por la Implantación de la Firma Electrónica
- Imagen de Empresa: mejora en las políticas de sostenibilidad medioambiental e integración del flujo de negocio con proveedores y clientes.
- Reducción de Costes: se reduce la intervención manual, eliminando los procesos de impresión, plegado, ensobrado, sellado y franqueo; ahorro en los gastos de conservación y almacenaje de la documentación; se minimizan los errores y excepciones derivados del procesado manual de la información.
- Eficiencia en los Procesos: se agiliza el proceso de pago, reduciendo el período de maduración financiera, mejorando la trazabilidad de las facturas y reduciendo la posibilidad de fraude; permite la integración directa con los sistemas de información del cliente, ayudando a fidelizarlo; se acelera el proceso de aprobación y validación de las facturas al ser su envío inmediato; facilita los procesos de auditoría de cuentas, reporting y control de gestión.
- Seguridad: garantiza la autenticidad e integridad en el origen, proporcionando plena validez legal, control para evitar modificaciones indeseadas tras el envío del documento y confidencialidad estableciendo contraseñas de acceso a los archivos firmados, o cifrando las comunicaciones entre el emisor y el receptor.